Tips van Caecilia
Hoe komt het dat ik succesvol ben in fondsenwerving? Heeft het te maken met mijn liefde voor muziek en cultuur? Of komt het door mijn aanpak? Ik denk het laatste. Iedereen kan succesvol zijn in fondsenwerving. Ik neem je mee achter de schermen en geef je tien tips.
Meteen neem ik een slag om de arm. Iedereen kan succesvol zijn in fondsenwerving, mits het project haalbaar is. Een haalbaar project is een project dat uitvoerbaar is op artistiek, productioneel en financieel gebied. Het is ook een project waarvoor je al een flink aantal voorstellingen hebt verkocht of waarvoor je opties heeft staan. Of dat lukt, hangt af van artistieke kwaliteit, maar ook van je marketing. Kun je de zalen en het publiek overtuigen dat je iets bijzonders doet dat verder niemand (zo goed) doet?
En dan zijn er nog projecten die artistiek van hoge kwaliteit zijn en waarvan de verkoop succesvol is, maar waarvoor je toch geen fondsen kunt benaderen, omdat het onderwerp of de activiteit niet past bij de doelstellingen van de fondsen.
En last but not least: kom je betrouwbaar en realistisch over? Fondsen geven je stichting in potentie veel geld. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat je stichting het goed besteedt.
Als je met mij in zee gaat, geef ik je een gratis advies over de haalbaarheid van je project. Ook geef ik tips om je project en de fondsenwerving kansrijker te maken.
Je project kan pas beginnen als de begroting rond is. Dat wil je het liefst in een zo vroeg mogelijk stadium weten. De meeste fondsen hebben ongeveer vier maanden nodig om te beslissen over een aanvraag. Soms vragen zij extra informatie, wat extra tijd kost. Dit betekent dat je je aanvraag minstens zes maanden van tevoren moet indienen. Negen maanden is beter. Houd er rekening mee dat ook het schrijven van een projectplan tijd kost, evenals het maken van een begroting en een dekkingsplan. Kortom: om op tijd te weten of je project kan doorgaan, begin je idealiter uiterlijk een jaar van tevoren met de fondsenwerving.
Een goed projectplan bestaat uit een artistiek plan, een productioneel plan, een marketingplan en een financieel plan. In het artistieke plan staan o.a. de doelstellingen en de motivatie voor je project, de artistieke uitwerking, het artistieke team en de plaats in het veld. In het productionele plan staat informatie over organisatie, productie, publiciteit en planning. In het marketingplan staan de marketingdoelen, marketingmiddelen en informatie over de doelgroepen. In het financiële plan ten slotte staat een toelichting op de begroting en het dekkingsplan.
Een goede fondsenwerver beschikt over een sjabloon: een blauwdruk voor een goed projectplan. Zelf werk ik met Caecilia’s ultieme model voor een goed projectplan, speciaal voor de podiumkunsten. In het model staat precies wat er moet komen te staan in het artistiek plan, het productioneel plan en het marketingplan. Je hoeft het model alleen maar in te vullen. De vragen helpen je op weg. Met dit model kan iedereen een projectplan schrijven.
Ik heb ruim 25 jaar ervaring in fondsenwerving voor podiumkunsten. In die tijd heb ik vele honderden projectplannen voorbij zien komen. Dit zijn de meestgemaakte fouten:
- Het project heeft geen hoger doel, zoals een overkoepelende artistieke visie.
- In het projectplan ontbreken belangrijke onderdelen, zoals artistieke doelstellingen, het waarom van de gemaakte keuzes, of informatie waar een fonds specifiek om vraagt.
- Het artistieke concept sluit niet goed aan op de artistieke doelstellingen.
- Het projectplan maakt niet duidelijk wat de meerwaarde is van dit specifieke project boven bestaande vergelijkbare projecten.
- Het projectplan gaat meer over de organisatie dan over het specifieke project.
- Het artistieke concept bevindt zich nog in de brainstormfase. In een projectplan horen geen zinnen voor te komen als: ‘Overwogen wordt om…’, ‘Misschien komt er ook een…’, ‘De organisatie gaat nadenken over…’ enzovoort. Het brainstormen, nadenken en overwegen moet al gebeurd zijn. Het projectplan is de uitkomst van dat proces.
- Het marketingplan is niet goed gestructureerd en is te weinig concreet.
Voel je je onzeker over je projectplan? Denk je dat je projectplan vollediger kan? Gebruik dan Caecilia’s ultieme model voor een projectplan, speciaal voor de podiumkunsten.
Iedereen kan schrijven. Maar niet iedereen kan een goede fondsaanvraag schrijven. Een goede fondsenwerver weet precies hoe hij zijn zinnen moet formuleren om de tekst zo lekker en zo leesbaar mogelijk te maken. Daarnaast haalt een professionele fondsenwerver elke spelfout en grammaticale fout uit de tekst. Essentieel voor een succesvolle aanvraag!
Heb je je projectplan geschreven? Dan maak je een begroting. Een goede begroting hoeft niet altijd ingewikkeld te zijn. Wel moet een begroting altijd onderscheid maken tussen voorbereidingskosten en uitvoeringskosten, en tussen personele lasten en materiële lasten. Ga je een nieuw project starten? Kijk dan eens in de boekhouding van een eerder en vergelijkbaar project om te weten wat de kosten en posten waren.
Zelf gebruik ik een vast model voor het maken van een begroting: Caecilia’s ultieme model voor een begroting en dekkingsplan. Ik heb dit model speciaal ontwikkeld voor de podiumkunsten. Ook proberen? Ik bied het aan voor een heel lief prijsje.
Is de begroting klaar? Dan maak je een dekkingsplan. In het dekkingsplan staat door welke inkomsten het project wordt gedekt. Maak hierbij een onderscheid tussen directe inkomsten en indirecte inkomsten. Directe inkomsten zijn bijvoorbeeld kaartverkoop en een eigen bijdrage van je organisatie. Indirecte inkomsten zijn bijvoorbeeld bijdragen van donateurs, sponsors en vermogensfondsen. Het is verstandig om zowel directe als indirecte inkomsten te hebben.
Word je gesponsord in natura? Dan is belangrijk om dit als kosten en als inkomsten op te nemen in je begroting met dekkingsplan. Dit brengt het totaalplaatje beter in balans. Voor vermogensfondsen en subsidiënten is het namelijk belangrijk om te zien wie er nog meer bijdragen en voor welk percentage hun wordt gevraagd bij te dragen.
Zelf gebruik ik een vast model voor het maken van een dekkingsplan: Caecilia’s ultieme model voor een begroting en dekkingsplan. Ik heb dit model speciaal ontwikkeld voor de podiumkunsten. Ook proberen? Ik bied het aan voor een heel lief prijsje.
Elk fonds heeft eigen doelstellingen en richtlijnen. Sommige fondsen ondersteunen bijvoorbeeld alleen regionale projecten. Andere fondsen ondersteunen alleen projecten op het gebied van natuur of ontwikkelingshulp. Kijk dus eerst of je voldoet aan de doelstellingen en criteria van een fonds. Kijk ook eens naar eerdere projecten die steun ontvingen. Heb je een lijst met fondsen die in aanmerking komen? Kijk dan welke fondsen het meest doneren en benader deze eerst.
Een goede fondsenwerver weet precies welke fondsen je kunt benaderen voor je project. Dat weet een fondsenwerving uit ervaring, maar professionele fondsenwervers hebben ook een lidmaatschap op Fondsenwerving Online. Op deze website staan meer dan duizend goededoelenfondsen in Nederland. Fondsenwervers kunnen zoeken op thema of trefwoord. Daarnaast heeft een professionele fondsenwerver vaak contacten bij de grote fondsen.
Veel fondsen willen een project niet volledig financieren. Vraag dus altijd geld aan bij meerdere financiers, en geef in de aanvraag aan welke andere fondsen je ook om een bijdrage hebt gevraagd. Overweeg ook eens om het benodigde geld te zoeken bij particulieren (donateurs, vrienden, nalatenschappen), ondernemers en bedrijven (sponsors) en de overheid (subsidies). Voor sommige projecten is ook crowdfunding een optie.
Elke vorm van fondsenwerving heeft zijn eigen voor- en nadelen en vereist een andere aanpak. Zo maak je bij sponsorwerving eerst een prospectlist, en stel je vast welke tegenprestatie je de sponsor kunt bieden. Bij donateurwerving is het belangrijk om de doelgroep iets extra’s te geven en om regelmatig met de doelgroep te communiceren. Samen met jullie kies ik de beste fondsenmix voor jullie project.
Geef niet op als je een afwijzing ontvangt. Fondsen maken een selectie uit honderden geschikte projecten, dus de kans op afwijzing is vrij groot. Het is al mooi als 50 procent van de fondsen jullie aanvraag honoreert. Een succespercentage van 90 procent is uitzonderlijk. Het is dus belangrijk dat je meer aanvraagt dan je nodig hebt. En dat je je niet laat ontmoedigen door afwijzingen. Het komt goed! En als het niet goed komt? Dan schakel je op de valreep alsnog een professionele fondsenwerver in.
